BHXH Việt Nam ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận “Một cửa”

Theo đó, Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 2192/QĐ-BHXH ngày 10/12/2019 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong ngành BHXH Việt Nam.

BHXH Việt Nam ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận “Một cửa” (Ảnh minh họa)

Theo Quyết định, Quy chế quy định về tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết TTHC (Bộ phận Một cửa) theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông của BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và BHXH các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương trong ngành BHXH Việt Nam.

Quy chế này áp dụng đối với CCVC và NLĐ có liên quan trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả TTHC (thủ tục giải quyết công việc đối với tổ chức, cá nhân) thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam; tổ chức, cá nhân có giao dịch TTHC với cơ quan BHXH.

Quy chế có 5 chương, 26 điều, trong đó nêu rõ đối tượng áp dụng, nguyên tắc hoạt động của Bộ phận Một cửa; quyền và trách nhiệm của tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC; tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ phận Một cửa, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân liên quan; trong đó có tiêu chuẩn, trách nhiệm của viên chức làm việc tại Bộ phận Một cửa, Văn phòng BHXH tỉnh và Bộ phận Một cửa của BHXH huyện; các Phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh và Tổ nghiệp vụ thuộc BHXH huyện.

Bên cạnh đó, Quy chế nêu rõ Quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả TTHC. Theo đó, tổ chức, cá nhân có thể nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết TTHC thông qua các hình thức: Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả cấp huyện. Thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg. Trực tuyến tại Cổng DVC quốc gia hoặc Cổng DVC BHXH Việt Nam hoặc thông qua Tổ chức I-VAN.

Đối với tiếp nhận hồ sơ TTHC trực tiếp tại Bộ phận Một cửa: Viên chức tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người nộp hồ sơ xuất trình CMND/CCCD/Hộ chiếu đối chiếu các thông tin, đồng thời đối chiếu, kiểm tra thông tin, số điện thoại liên hệ ghi trên mẫu đơn, tờ khai và số điện thoại đã lưu trong CSDL (nếu có).

Trường hợp các thông tin đối chiếu trên không khớp hoặc số CMND/CCCD/Hộ chiếu chưa được đồng bộ với dữ liệu đang quản lý thì cần yêu cầu người nộp hồ sơ làm rõ hoặc bổ sung trước khi lập Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ, phải kiểm tra tính pháp lý của giấy ủy quyền theo quy định, yêu cầu xuất trình CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền, nộp giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật.

Thực hiện kiểm tra, xác thực tài khoản số của cá nhân thông qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam hoặc số hộ chiếu (hoặc số giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế) của người nước ngoài và mã số của tổ chức theo quy định. Trường hợp cá nhân chưa có tài khoản số nhưng đã có tài khoản giao dịch điện tử BHXH, viên chức tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn thực hiện hoặc tạo tài khoản cho tổ chức, cá nhân trên Cổng DVC quốc gia theo quy định.

Ảnh minh họa

Trường hợp chưa có tài khoản số và tài khoản giao dịch điện tử BHXH, hướng dẫn tạo tài khoản trên Cổng DVC quốc gia và tài khoản giao dịch điện tử BHXH để thuận tiện cho việc nộp hồ sơ giao dịch trực tuyến và tra cứu các thông tin liên quan. Trường hợp ủy quyền giải quyết TTHC, tài khoản số được xác định theo số định danh của cá nhân ủy quyền. Đối với tài khoản của tổ chức, kiểm tra đối chiếu với thông tin dữ liệu của tổ chức trong CSDL của cơ quan BHXH hoặc hướng dẫn kê khai để cấp tài khoản đối với đơn vị tham gia lần đầu.

Thực hiện kiểm tra dữ liệu điện tử của các thành phần hồ sơ TTHC. Trường hợp thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử có giá trị pháp lý của tổ chức, cá nhân đã được kết nối, chia sẻ giữa các CSDL Quốc gia, cơ sở dữ 14 liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin, Cổng Dịch vụ công quốc gia với Hệ thống thông tin giải quyết TTHC thì tổ chức, cá nhân không phải khai lại thông tin hoặc nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu; cán bộ Một cửa kiểm tra và chuyển vào hồ sơ TTHC điện tử cho tổ chức, cá nhân.

Trường hợp khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết TTHC phát hiện thông tin trong hồ sơ, giấy tờ chưa có sự thống nhất với thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy; việc đối chiếu, sửa đổi thông tin thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Nếu thông tin xác thực danh tính và thông tin hồ sơ chính xác, đầy đủ thì thực hiện số hóa hồ sơ theo quy định, đồng thời quét (scan) hình ảnh CMND/CCCD/Hộ chiếu, thực hiện ký số và đính kèm tập tin hình ảnh vào Phần mềm TNHS để chuyển cho Phòng hoặc bộ phận nghiệp vụ giải quyết (cùng hồ sơ giấy đã tiếp nhận); cập nhật vào CSDL của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC số lượng hồ sơ tiếp nhận của TTHC (gắn với từng đối tượng); lập 2 bản Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả để gửi 1 bản cho tổ chức, cá nhân và 1 bản chuyển cho Phòng hoặc bộ phận nghiệp vụ giải quyết (gửi kèm cùng hồ sơ giấy). Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả được lập cho từng loại hồ sơ theo từng TTHC.

Ảnh minh họa

Nếu hồ sơ chưa chính xác, đầy đủ thì gửi tổ chức, cá nhân Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì gửi tổ chức, cá nhân Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ. Viên chức tiếp nhận phải hướng dẫn cụ thể, đầy đủ trong một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền.

Đối với Tiếp nhận hồ sơ TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích: Viên chức tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ do đơn vị dịch vụ bưu chính công ích chuyển đến, thực hiện quy định Giao hồ sơ theo quy định tại Điều 7 Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg, kiểm đếm hồ sơ theo danh mục tài liệu ghi trên Phiếu gửi hồ sơ của đơn vị cung cấp dịch vụ bảo đảm có xác nhận của người gửi và nhân viên bưu chính, phù hợp với số lượng hồ sơ thực tế tại thời điểm giao nhận.

 Ngoài việc kiểm tra, đối chiếu thông tin trên CSDL như nhận hồ sơ trực tiếp, trường hợp nếu thấy cần thiết, liên lạc với người nộp hồ sơ để xác minh một số thông tin liên quan như: đơn vị công tác, thông tin thành viên hộ gia đình, thông tin trên CMND/CCCD/Hộ chiếu để 15 có cơ sở cập nhật, đồng bộ dữ liệu của NLĐ theo CMND/CCCD/Hộ chiếu, mã định danh công dân; đối với trường hợp đã có số điện thoại lưu trên CSDL của cơ quan BHXH nhưng khác với số điện thoại ghi trên mẫu đơn, tờ khai, cần kiểm tra, xác nhận với người đề nghị giải quyết để thống nhất thông tin liên lạc qua số điện thoại.

Trường hợp hồ sơ chính xác, đầy đủ thì ký Biên bản giao nhận hồ sơ theo mẫu của đơn vị dịch vụ bưu chính phát hành trong đó ghi rõ: Các hồ sơ TTHC, số hiệu phiếu gửi của từng hồ sơ; xác nhận về tính đầy đủ của hồ sơ; lập 1 bản Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả để chuyển cho Phòng hoặc bộ phận nghiệp vụ giải quyết (gửi kèm cùng hồ sơ). Đồng thời, số hóa các thành phần hồ sơ, cập nhật vào phần mềm TNHS để chuyển cho Phòng hoặc bộ phận nghiệp vụ giải quyết (cùng hồ sơ giấy đã tiếp nhận); cập nhật vào CSDL của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC số lượng hồ sơ tiếp nhận của TTHC.

Trường hợp hồ sơ của cá nhân chưa chính xác, đầy đủ, không thuộc phạm vi giải quyết hoặc không thực hiện đúng quy trình giao nhận hồ sơ theo quy định tại Điều 6 Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg thì chuyển trả cho cá nhân qua dịch vụ bưu chính theo trường hợp quy định.

Trường hợp hồ sơ của tổ chức chưa chính xác, đầy đủ hoặc không thuộc phạm vi tiếp nhận thì không thực hiện tiếp nhận; đồng thời thông tin cho đơn vị để hướng dẫn nộp bổ sung theo quy định.

Đối với tiếp nhận hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng DVC quốc gia, Cổng DVC của BHXH Việt Nam, tổ chức I-VAN: Các hồ sơ được tiếp nhận qua Cổng DVC quốc gia, Cổng DVC của BHXH Việt Nam, tổ chức I-VAN đều phải được chuyển đến Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của BHXH Việt Nam.

Việc tiếp nhận hồ sơ, thẩm định, phê duyệt và trả kết quả TTHC qua tổ chức I-VAN, Cổng DVC của BHXH Việt Nam và hồ sơ được điều hướng tiếp nhận từ Cổng DVC quốc gia được thực hiện theo quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BH thất nghiệp của BHXH Việt Nam và các văn bản khác có liên quan.

Việc thông báo, hướng dẫn các nội dung liên quan đến tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả TTHC được thực hiện thông qua chức năng gửi thư điện tử, hoặc gửi vào tài khoản trên Cổng DVC quốc gia, Cổng DVC của BHXH Việt Nam.

Chuyển hồ sơ TTHC đến bộ phận nghiệp vụ giải quyết: Đối với hồ sơ giấy Viên chức bộ phận Một cửa sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thực hiện số hóa theo Danh mục thành phần hồ sơ thực hiện số hóa và Quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC của BHXH Việt Nam; chuyển hồ sơ đã tiếp nhận tới bộ phận nghiệp vụ theo quy định (chuyển trên Hệ thống Phần mềm TNHS ngay sau khi số hóa và chuyển bản giấy trước 16 giờ 00 hàng ngày; đối với trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 16 giờ 00 thì chuyển trước 9 giờ 00 ngày làm việc tiếp theo).

Đối với hồ sơ giao dịch điện tử Thực hiện theo quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT và BH thất nghiệp và các văn bản hướng dẫn liên quan của BHXH Việt Nam. Việc giao nhận hồ sơ của Bộ phận Một cửa và Bộ phận nghiệp vụ được cập nhật trên phần mềm và ký Biên bản giao nhận hồ sơ theo Mẫu quy định.

Giải quyết TTHC: Trường hợp hồ sơ TTHC không cần phải thẩm tra, xác minh hồ sơ, lấy ý kiến của cơ quan, tổ chức có liên quan, viên chức được giao xử lý hồ sơ thẩm định, trình lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt; thực hiện chuyển kết quả giải quyết TTHC bản giấy kèm bản điện tử cho Bộ phận Một cửa theo quy trình nghiệp vụ và quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC của BHXH Việt Nam.

Đối với các trường hợp hồ sơ cần phải thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết thực hiện theo quy định. Không đủ điều kiện giải quyết: viên chức giải quyết hồ sơ trả lại hồ sơ kèm theo Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ hoặc Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ đã được phê duyệt, ký số. Thời gian gửi thông báo trả lại hồ sơ không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, trừ trường hợp BHXH Việt Nam có quy định riêng đối với việc thẩm tra, xác minh hồ sơ có tính chất phức tạp.

Đối với Quy chế Trả hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC: Phòng hoặc bộ phận nghiệp vụ giải quyết chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận Một cửa theo quy định đồng thời cập nhật tiến trình vào phần mềm TNHS để theo dõi, quản lý. Trường hợp tổ chức, cá nhân đăng ký nhận kết quả trực tuyến thông qua Cổng DVC của BHXH Việt Nam hoặc Cổng DVC quốc gia thì trả vào tài khoản giao dịch điện tử BHXH hoặc tài khoản giao dịch trên Cổng DVC quốc gia cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp hồ sơ đã giải quyết xong nhưng không phát sinh trả kết quả, Phòng, bộ phận nghiệp vụ thực hiện tích hồ sơ trên phần mềm để làm căn cứ tạo Biên bản bàn giao; Bộ phận Một cửa thực hiện cập nhật tình trạng trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC theo quy định.

Thời hạn giải quyết tối đa của TTHC căn cứ theo thời hạn giải quyết của TTHC tại Quyết định công bố TTHC của BHXH Việt Nam đã được công khai trên CSDL quốc gia về TTHC.